Come individuare un preposto? Spunti per il Datore di Lavoro
L’individuazione formale del preposto non è un mero adempimento burocratico, ma un preciso obbligo sanzionato penalmente che blinda la responsabilità civile e penale del Datore di Lavoro. Saper selezionare la figura corretta all’interno dei reparti o in fase di assunzione permette di strutturare una catena di comando sicura, ottimizzando i processi e garantendo la continuità operativa del business.
Dal preposto “di fatto” all’individuazione obbligatoria ex D.Lgs. 81/08
Nelle dinamiche aziendali quotidiane esiste sempre un lavoratore che, per anzianità o competenza, assume una posizione di preminenza e coordina l’attività degli altri. Il diritto del lavoro definisce questo profilo come “preposto di fatto”. Tuttavia, l’impianto normativo attuale – modificato dalla Legge 215/2021 – impone al Datore di Lavoro l’obbligo tassativo di individuare formalmente i preposti, definendone chiaramente i confini d’azione.
Trattare questa figura come un peso burocratico significa esporsi a falle organizzative sistemiche. Il preposto deve essere individuato e scelto attraverso criteri oggettivi, bilanciando le competenze verticali (conoscenza tecnica delle lavorazioni) con le soft skills (leadership, comunicazione d’impatto, gestione dello stress), fondamentali per correggere i comportamenti insicuri e le prassi scorrette radicate nei reparti.
Criteri operativi per l’identificazione e la selezione del personale
Per identificare il preposto ideale tra i lavoratori già in forza, il management deve analizzare quattro parametri sul campo:
- Autorevolezza spontanea: Identificare chi viene già percepito dai colleghi come punto di riferimento operativo.
- Consapevolezza del rischio: Valutare la costanza del lavoratore nel rispetto delle procedure di sicurezza e nell’uso corretto dei DPI.
- Capacità di monitoraggio: Verificare l’attitudine all’osservazione e l’immediatezza nel segnalare anomalie su macchine o impianti.
Quando si ricerca un nuovo collaboratore sul mercato, l’ufficio delle Risorse Umane (HR) deve inserire i requisiti di sicurezza già nel profilo di selezione. Coinvolgere l’RSPP in questa fase permette di somministrare test e questionari attitudinali mirati, valutando la capacità del candidato di risolvere i conflitti interni e di gestire situazioni critiche senza compromettere la produttività o l’incolumità dei lavoratori.
Il quadro sanzionatorio per il Datore di Lavoro e i costi della mancata vigilanza
L’omessa individuazione formale del preposto o il difetto di vigilanza sul suo operato espongono il Datore di Lavoro a pesanti sanzioni penali e civili, con un impatto economico immediato sul patrimonio aziendale in sede di accertamento ispettivo.
L’Articolo 18, comma 3-bis del D.Lgs. 81/08 stabilisce che il Datore di Lavoro e i dirigenti hanno l’obbligo stringente di vigilare sull’adempimento dei doveri da parte dei preposti. In caso di ispezione da parte dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) o dell’ASL, la tolleranza di violazioni procedurali o la mancanza di una formalizzazione del ruolo comporta l’applicazione immediata dell’Articolo 55, comma 5, lett. d) del D.Lgs. 81/08, che prevede l’arresto da due a quattro mesi o l’ammenda da 1.474€ a 6.388€ per le carenze legate agli obblighi organizzativi e di controllo. A questo si aggiunge il blocco parziale delle attività produttive e il rischio di rivalsa economica da parte dell’INAIL in caso di infortunio grave correlato alla mancata supervisione.
Matrice di corrispondenza: Ruolo, Sanzione e Soluzione manageriale
La tabella seguente mappa le criticità collegate alla gestione dei preposti in azienda, i rischi legali associati e la relativa soluzione strategica da implementare.
| Criticità organizzativa | Riferimento normativo | Sanzione e Rischio economico | Soluzione Strategica |
|---|---|---|---|
| Mancata individuazione formale del ruolo | Art. 18, c. 1, lett. b-bis) D.Lgs. 81/08 | Sanzioni amministrative e inefficacia delle tutele d’esonero 231. | Verbalizzazione scritta della nomina e definizione dei confini di sovrintendenza. |
| Omessa vigilanza sull’operato del preposto | Art. 18, c. 3-bis D.Lgs. 81/08 | Arresto da 2 a 4 mesi o ammenda fino a 6.388€ (Art. 55). | Implementazione di checklist di controllo periodiche e audit con il RSPP. |
| Mancato aggiornamento formativo biennale | Accordo Stato-Regioni 17 aprile 2025 | Invalidità della nomina, prescrizione ispettiva e sanzioni penali. | Pianificazione automatizzata delle scadenze dei corsi tecnici e manageriali. |
L’investimento formativo come leva di efficienza e conformità ESG
La formazione continua del preposto, oggi regolata in modo restrittivo dall’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, non deve limitarsi a un passaggio di nozioni teoriche. Aggiornare i preposti ogni due anni significa fornire loro strumenti pratici di Product Stewardship e comunicazione d’impatto.
Un preposto legittimato nel ruolo ed economicamente tutelato riduce drasticamente l’indice di frequenza degli infortuni, azzera i tempi di inattività dovuti a guasti o anomalie e migliora il clima di reparto. Questa solidità organizzativa si traduce in un ritorno economico diretto tramite la riduzione dei premi assicurativi INAIL (modelli di oscillazione del tasso per prevenzione) e qualifica l’azienda negli Audit ESG richiesti dai grandi committenti internazionali.
Checklist operativa per la tua catena di comando
Rispondi subito a queste cinque domande di controllo per misurare il livello di tutela e conformità della tua azienda:
- Tutti i lavoratori che esercitano un’effettiva attività di coordinamento nei reparti sono stati formalmente individuati per iscritto come preposti?
- Il tuo ufficio HR collabora sistematicamente con l’RSPP durante i colloqui di selezione per valutare la consapevolezza della sicurezza dei candidati?
- I preposti della tua azienda hanno completato i moduli formativi specifici in conformità al nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025?
- Esiste un registro documentato delle attività di vigilanza svolte dai preposti per dimostrare l’assenza di culpa in vigilando da parte del Datore di Lavoro?
- Il sistema disciplinare aziendale prevede sanzioni specifiche in caso di mancata applicazione delle direttive di sicurezza da parte dei preposti o dei lavoratori supervisionati?
Proteggi la tua azienda: richiedi un audit tecnico preliminare
La compliance formale non è sufficiente a proteggere il patrimonio aziendale di fronte a una contestazione ispettiva o a un infortunio sul campo. Se desideri mappare l’efficacia della tua catena di comando, ottimizzare i criteri di selezione dei tuoi coordinatori ed eliminare le falle procedurali che minacciano il tuo patrimonio, contattami oggi stesso per pianificare un audit tecnico preliminare personalizzato.
Fonti consultate
- Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81 – Testo Unico in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro (Articoli 2, 17, 18, 19, 37, 55).
- Legge 17 dicembre 2021, n. 215 – Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 21 ottobre 2021, n. 146, recante misure urgenti in materia economica e fiscale, a tutela del lavoro e per esigenze indifferibili.
- Accordo Conferenza Stato-Regioni del 17 aprile 2025, Rep. Atti n. 59/CSR – Accordo finalizzato alla individuazione della durata e dei contenuti minimi dei percorsi formativi in materia di salute e sicurezza sul lavoro, ai sensi dell’articolo 37, comma 2, del D.Lgs. 81/08.
